Omkring 200 medical writers hos Novo Nordisk har fået en mere effektiv arbejdsproces, når kliniske forsøg skal dokumenteres over for sundhedsmyndighederne globalt. Udvidelse til Word sparer tid, øger kvaliteten af dokumenterne og gør det langt lettere at opdatere fra centralt hold.
Dokumentation ved kliniske forsøg
Fakta
Klient
Novo Nordisk
Kategori
Klinisk dokumentation
Contact
Kenneth Ostrowski,
Principal Clinical Specialist, Novo Nordisk
Udfordring
Forældet teknologi
Novo Nordisk har omkring 200 Medical Writers som arbejder med rapportering af kliniske forsøg og anden dokumentation til
sundhedsmyndigheder globalt. Der er høje krav til kvaliteten af dokumentationen, og dokumenterne kan let blive lange og komplekse. Det tager tid.
Novo Nordisk har over en længere årrække lavet udvidelser til Office, som lå i et VBA-script. Det er forældet teknologi og udgør en sikkerhedsrisiko. Hos Novo Nordisk er der meget fokus på at spare tid og effektivisere den enkelte medarbejders arbejdsprocesser. Derfor har det været vigtigt, at brugerne har et værktøj, som er let at bruge og samtidig let at vedligeholde.
”Tidligere var vores dokumentsystem indkapslet i en Citrix-skal. Udfordringen med de oprindelige templates var, at det var makrodokumenter, hvor al funktionaliteten lå i koden i dokumentet. Det betød, at dokumenterne fyldte rigtig meget, og at det var besværligt at vedligeholde koden, fordi den lå hos den enkelte bruger. Hver eneste gang, vi skulle lave en opdatering, skulle vi have fat i samtlige templates. Det var stort set umuligt,” fortæller Kenneth Ostrowski, Principal Clinical IT Specialist, Novo Nordisk.
”Tidligere var vores dokumentsystem indkapslet i en Citrix-skal. Udfordringen med de oprindelige templates var, at de var makrodokumenter, hvor al funktionaliteten lå i koden i dokumentet."
Kenneth Ostrowski, Principal Clinical Specialist, Novo Nordisk
Løsningen
Nemt at sikre opdateringer til brugerne
I forbindelse med implementeringen af et nyt dokumentstyringssystem har Novo Nordisk fået en mere tidssvarende løsning. Med det nye setup, som Novo Nordisk kalder NN Authoring, benyttes en Office add-in i Word for at tilføje den funktionalitet, brugerne har behov for. Det essentielle her er, at Novo Nordisk nu kan foretage opdateringer fra centralt hold ud til brugerne løbende, uden at de er afhængige af, at medarbejderne selv skal gøre noget. Det sker automatisk.
”Vores dokumenter er templates med headings osv., men hele koden ligger nu i ribbon/båndet i Word og kan vedligeholdes centralt. Alle brugere har fået installeret det her ribbon, men det skulle kun gøres én gang, og så får de opdateringer automatisk. Det er en kæmpe fordel,” fortæller Kenneth Ostrowski.
I forbindelse med ribbon-løsningen har Novo Nordisk også fået udviklet en række automatiserede checks og værktøjer, som både skal sikre kvaliteten og få processerne til at glide hurtigere. Nogle værktøjer er baseret på funktionalitet, der allerede er indbygget i Word, men er nu flyttet til det centrale ribbon, så Medical Writers og øvrige brugere hurtigere og nemmere kan få adgang til funktionerne.
"Alle brugere har fået installeret det her ribbon, men det skulle kun gøres én gang, og så får de opdateringer automatisk. Det er en kæmpe fordel."
Kenneth Ostrowski, Principal Clinical Specialist, Novo Nordisk
Grundlæggende krav
- Sikre en fremtidssikret løsning til Office (Word), hvor brugeren ikke tvinges til at benytte et tredjepartsværktøj. Væk fra forældet teknologi, som udgør en sikkerhedsrisiko.
- Udarbejde dokumentation til sundhedsmyndigheder er omfattende og tidskrævende. Derfor er der fokus på at spare tid og effektivisere den enkelte medarbejders arbejdsprocesser
- Løsningen skulle være nem at vedligeholde. Det var derfor også essentielt at Novo Nordisk kunne foretage opdateringer fra centralt hold uden at være afhængig af den enkelte bruger.
RESULTATET
Øget kvalitet og mindre support
Resultatet er, at Novo Nordisk i dag er kommet langt med en forholdsvis lille indsats, som tilmed er nem at vedligeholde. Brugerne sparer tid, og der er generelt en højere kvalitet af rapporterne.
”Det er svært at kvantificere, men det betyder meget. Vi sparer helt klart tid, fordi vi har de fleste af de funktioner, vi skal bruge ét sted f.eks. standard tekstformatering, som styres i hele dokumentet. Men det er også afgørende, at kvaliteten af vores dokumenter er i orden. Nu kan vi opspore fejl tidligt i processen. Bl.a. er der en tjekfunktion, som vi kalder ’Find and Fix Issues’, der kan spotte typiske fejl og inkonsistens. Det sikrer, at processen med udarbejdelse af dokumenterne ikke forsinkes i senere og mere afgørende faser,” fortæller Kenneth Ostrowski.
Et eksempel er forkortelseslister. I forbindelse med dokumentationen er der krav om, at alle forkortelser listes. Vores værktøj laver en søgning gennem hele dokumentet og oplister de forkortelser, som er anvendt. Hertil er der en lang række af funktionalitet, som effektiviserer processerne.
Som resultat af det forbedrede værktøj er spørgsmål til supporten faldet markant. I dag kan brugerne selv håndtere 99% af de problemer, de oplever via online support.
”Succesen er en kombination af, at vi har fået udviklet værktøjerne i Word sammen med Pointwork, og at vi internt har udbygget vores 1-1 support til at have en bedre online-support med Q&A og videoguides. Det har sparet os for rigtig meget tid, at vi har investeret i at udbygge vores online-support. Det har fjernet den flaskehals, det typisk er, når få supporters skal supportere rigtig mange brugere.” fortæller Kenneth Ostrowski, Principal Clinical IT Specialist.
"Vi sparer helt klart tid, fordi vi har de fleste af de funktioner, vi skal bruge ét sted f.eks. standard tekstformatering, som i dag styres i hele dokumentet.
Kenneth Ostrowski, Principal Clinical Specialist, Novo Nordisk
"Nu kan vi opspore fejl tidligt i processen. Det betyder, at vi kan undgå forsinkelser i udarbejdelsen af dokumenter i senere og mere afgørende faser."
Kenneth Ostrowski, Principal Clinical Specialist, Novo Nordisk
Samarbejdet
Langsigtet samarbejde
90 procent af udviklingen lå i den indledende fase. Projektet kom dog hurtigt fra start, da IT-ansvarlige hos Novo Nordisk havde udspecificeret deres behov. Det betød minimal spildtid på udviklingen og mindre tid brugt på fejlrettelser. Der var heller ingen forsinkelser i processen.
”Vi har oplevet en rigtig god sparring og pingpong frem og tilbage. Vi gav Pointworks team den eksisterende kode, som de så har oversat til den nye kodebase. Det handler jo ikke kun om at lave koden. Det handler også om at kunne se, hvad der kan lade sig gøre, og hvordan koden skal løse en given opgave. Det har Pointwork været rigtig gode til, og derfor er samarbejdet også fortsat på andre projekter,” fortæller Kenneth Ostrowski, Principal Clinical IT Specialist.
Den nye platform gik live i april 2020. Senere er Word udbygget med ekstra funktionalitet. I dag er samarbejdet udvidet til projekter i andre afdelinger. Pointwork er også it-konsulent for Novo Nordisk i en helt anden sag om ibrugtagningen og tilpasningen af Teams og SharePoint samarbejdsrum via MOCA365.
Fordele ved løsningen
- Hjælper til at automatisere forskellige opgaver – det sparer tid
- Medical Writers kan i dag få adgang til de vigtigste værktøjer i Word hurtigt og nemt uden at forlade deres workspace
- Custom funktionalitet er indbygget, så det er nemt at tjekke et dokument igennem for fejl og sikre, at dokumentet er konsistent. Det øger kvaliteten og minimerer forsinkelser
- Opdateringer køres fra centralt hold uden det involverer brugerne.
English 
Dansk