Sådan skaber I en effektiv samarbejdsplatform i en af de mest regulerede brancher 

Flere og flere virksomheder og organisationer efterspørger en samarbejds- og kommunikationsplatform på M365, Teams og SharePoint med en effektiv struktur uden at gå på kompromis med sikkerhed og compliance. Se her hvordan en it-driftsorganisation for medlemsbanker i Norden nåede i mål i en af verdens mest regulerede brancher.

Manglende struktur og sikkerhed er en stor udfordring, når der skal skabes en fælles samarbejdsplatform på M365, Teams og SharePoint i virksomheder og organisationer. Medarbejderne er ofte forvirrede over, hvilke applikationer de skal bruge og hvornår. Samtidig gør manglen på struktur det vanskeligt at finde de rette dokumenter og informationer hurtigt og effektivt, og ofte er det svært at få adgang til den opbyggede viden og historik, der er brug for.

En fælles samarbejdsplatform lægger hertil ofte et stort pres på administration og vedligeholdelse. Administrationen har en stor opgave i at få afstemt med flere dele af organisationen for at sikre, at vigtig og værdifuld viden tilføres hvert team og site, bevare overblik, sikre compliance og GDPR-reglerne overholdes m.m. Det kræver mange ressourcer og bliver hurtigt omkostningsfuldt.

Så kan det overhovedet lade sig gøre at skabe en samarbejds- og kommunikationsplatform med øget autonomi og selvbetjening hos brugeren uden tab af kontrol og sikkerhed – og uden at virksomheden drukner i administration?

Ja, selvfølgelig kan det det – og tilmed med stor værdi for hele organisationen.

Hos Pointwork har vi løst den gordiske knude sammen med en af de mest regulerede it-driftsorganisationer i Norden. Her har vi skabt en secure collaboration-løsning inden for den finansielle sektor, som servicerer mere end 100 små og store banker i Norden.

MOCA365 er således en automatiseret konfigurationsmotor, som sikrer 100% kontrol over data og gør organisationens brug af M365, Teams og SharePoint compliant, overskuelig og effektiv.

Øget autonomi hos slutbrugeren

It-driftsorganisationen kan med MOCA365 tilbyde bankerne, deres filialer og brugere foruddefinerede samarbejdsrum i Teams og på SharePoint sites, som tilfører vigtig og værdifuld viden til virksomheden.

Det gør det let for slutbrugeren selv at oprette forskellige samarbejdsrum. Det kan være et samarbejdsrum til fortrolige samtaler på ledelsesniveau, samarbejdsrum til projekter, til indkøb, osv. Slutbrugeren får præcis det samarbejdsrum, der er brug for, mens governance ligger implicit i de enkelte typer af samarbejdsrum.

Den enkelte bruger oplever derved en høj grad af autonomi, uden at I mister kontrol, og sikkerheden kompromitteres. Med MOCA365 automatiserer I nemlig sikkerhed, compliance, GDPR-regler og arbejdsgange.

Hvor it-ansvarlige i medlemsbankerne før oplevede, at bestillingen af et samarbejdsrum kunne tage dage og uger, fordi bestillingen skulle gå via IT-afdelingen til driftsorganisationens centrale IT-drift, kan slutbrugeren i medlemsbankerne nu selv klare bestillingen online på et kort øjeblik og komme i gang.

MOCA365 som standardiseringsmotor i den finansielle sektor

Figuren viser her, at en IT-driftsorganisation via sit datacenter kan servicere en ekstremt kompliceret struktur i finansielle og regulerede virksomheder uden at kompromittere sikkerheden. Her er 100 medlemsbanker og pengeinstitutter, som hver især har filialer og medarbejdere, som har brug for en samarbejdsplatform.

Administration frigiver vigtige ressourcer

IT-driftsorganisationen bag bankerne har i dag reduceret omkostninger og besvær betydeligt ved at automatisere End-To-End konfigurationer.

Den øget autonomi hos slutbrugeren frigiver således vigtige ressourcer fra administration af samarbejdsrum til f.eks. overvågning og bedre servicering af medlemsbankerne.

MOCA365 giver også større overblik og bedre styring af alle samarbejdsrum. F.eks. gør løsningen opmærksom på, hvis der er oprettet samarbejdsrum, som ikke længere har en ejer (dvs. hvis en ejer har forladt sin stilling eller fået en ny rolle i organisationen). På den måde kan der hurtigt findes en ny ejer, eller IT kan få nedlagt ubrugte samarbejdsrum med det samme.

Nye samarbejdsrum i fremtiden

Med MOCA365 er der mange perspektiver for udbygning af den nye samarbejds- og kommunikationsplatform. Der er f.eks. nærliggende at udvikle templates, så et samarbejdsrum kan indeholde projektmodeller, hvor der automatisk oprettes tilhørende dokumenter, faneblade og kanaler m.m.

Hos medlemsbankerne er alle samarbejdsrum i dag lukkede for samarbejdspartnere eller kunder. Det betyder, at bankerne ikke kan samarbejde med eksterne. Her vil man hurtigt kunne udvikle en template, som kan styre dialogen med kunden og samtidig sikre compliance.

Fælles forretningsgange – dvs. tilpassede standardløsninger, som kan udrulles på tværs af afdelinger – har også høj værdi for mange virksomheder og organisationer. Hos medlemsbankerne kunne der være et behov for, at de selv kunne oprette SharePoint-sites – det vil sige intranet, som er prækonfigureret med indhold og en færdig struktur, kommunikationssites og søgning. Dermed dækker den nordiske IT-platform mange behov fremover.

Har især én medlemsbank et konkret behov, kan løsningen senere gøres generisk og nemt distribueres til de øvrige forretningsenheder, banker, filialer, afdelinger, funktioner som får samme behov. Dermed er der stor værdi at hente på tværs.

Er du klar til et digitalt kvantespring for din organisation? Hos Pointwork rådgiver vi virksomheder og organisationer inden for alle brancher.

MOCA365 sikrer struktur og orden på tværs af teknologier og platforme.

Fordele ved MOCA365 Multi Tenancy i komplekse organisationer

Optimale samarbejdsrum for brugeren

• Hurtig og nem adgang til prædefinerede samarbejdsrum på Teams eller SharePoint
• Altid de rette værktøjer ved hånden
• Lifecycle mangement og effektiv søgning gør det nemt at få overblik
• Bedre overblik og nem styring af samarbejdsrum
• 100% kontrol over gæstebrugere

Forenklet IT management

• Standardiseret og automatiseret konfiguration af M365 minimerer behov for specialister
• Central it-drift og management reducerer kompleksitet og frigør it-ressourcer på administration
• Individuelle løsninger kan gøres generiske
• 100% datasikkerhed og compliance.