DRC opnår standardiseret
”Kun 24 timer efter vi mistede adgang til en af vores kontorbygninger ude i verden, var de lokale serverdata tilgængelige igen. Brugere, skabeloner, 700 GB data og over 215.000 dokumenter blev migreret til SharePoint-platformen af vores lokale IT-kolleger,” fortæller Rikke Bygballe Møller, SharePoint Architect, HQ IT, i Dansk Flygtningehjælp (DRC) om deres nye samarbejds- og kommunikationsplatform.
Case: Samarbejdsplatform
Fakta
Klient
Dansk Flygtningehjælp, DRC
Kategori
Samarbejdsplatform
Kontakt
Rikke Bygballe Møller,
SharePoint Architect, HQ IT
Udfordring
100% omstillingsparate hele tiden
Dansk Flygtningehjælp (DRC) stod i 2019 over for at skulle etablere eller opgradere den fælles globale og lokale kommunikationsplatform.
DRC er en organisation, hvis størrelse og tilstedeværelse varierer i forhold til, hvad der sker ude i den store verden. Det stiller særlige krav til en samarbejds- og kommunikationsplatform.
DRC valgte en platform baseret på SharePoint, som understøtter alle de krav, DRC har til en standardløsning.
”Hos DRC skal vi være fleksible og omstillingsparate – hele tiden. Vi reagerer på krisesituationer, der opstår på baggrund af f.eks. krigshandlinger og naturkatastrofer. Det siger sig selv, at vi skal være i stand til at reagere omgående, nærmest uden forberedelse. Og vores IT-systemer skal kunne det samme. Det er lykkedes, bl.a. ved hjælp af en provisionseringsmotor med få og ganske enkle site-skabeloner, som giver vores lokale IT-medarbejdere adgang til at bygge de løsninger, som de skal bruge dér, hvor de er,” fortæller Rikke Bygballe Møller, SharePoint Architect, HQ IT.
”Det siger sig selv, at vi skal være i stand til at reagere omgående, nærmest uden forberedelse. Og vores IT-systemer skal kunne det samme. Det er lykkedes.”
Rikke Bygballe Møller, SharePoint Architect, HQ IT.
Løsningen
Lokal udrulning og implementering
I første omgang startede DRC stille og roligt ud med en såkaldt ”guerilla implementeringsstrategi”, hvor de lokale IT-afdelinger fik mulighed for at benytte platformen og samtidig selv fik ansvar for den lokale udrulning og implementering inden for de rammer, DRC har stillet til rådighed.
”Det har vist sig at være nemt for vores ansatte ude i verden at gøre brug af lokalt. Med få midler og simple skabeloner har vi meget hurtigt kunne sikre en global løsning, som var både ensartet og fleksibel, så det kan tilpasses den lokale virkelighed. Det er smart,” siger Rikke Bygballe Møller.
”Med få midler og simple skabeloner har vi meget hurtigt kunne sikre en global løsning, som var både ensartet og fleksibel.”
Rikke Bygballe Møller, SharePoint Architect, HQ IT
'Big bang'-implementering
Midt i planlægningen af udrulning af globale ensartede samarbejdsrum gik DRC’s daværende intranetleverandør konkurs. Samtidig kom COVID-19. Pludselig skulle der både laves digitale samarbejdsrum (collaboration workspaces) og et nyt SharePoint-baseret intranet samtidigt. Derfor endte DRC med det, de kalder en ’ægte Big-Bang’-implementering i samarbejde med Pointwork.
”Kombinationen af vores produktvalgsstrategi og Pointwork, der trådte til og understøttede os hele vejen, gjorde, at vi kunne fortsætte processen – OG levere til tiden! Det var meget tilfredsstillende”, siger Rikke Bygballe Møller og tilføjer:
”På grund af konkursen blev det endda nødvendigt at udbygge projektet med et intranetprojekt – som var en succes. Og de parallelle spor viste sig at være en fordel, da SharePoint blev en nøgleapplikation i flere sammenhænge.”
Grundlæggende krav til den nye samarbejds- og kommunikationsplatform
- Et standardprodukt, hvor det altid er muligt at finde en lokal implementerings- og supportpartner.
- Ét primært værktøj til provisionering og skabelonhåndtering. Det skal være muligt for DRC selv at oprette yderligere skabeloner og gøre det tilgængeligt for de lokale instanser.
- For at undgå endnu en fragmenteret applikationspool, set med globale øjne, skal valget understøtte de centralt valgte nøgleplatforme som f.eks. M365, Teams, Yammer m.m.
- Hele projektet skal pakkes ind i en Governancemodel, der understøtter ovenstående og sikrer platformen fremadrettet.
- Hovedleverandøren skal leve op til DRC’s virkelighed, hvilket bl.a. er lynhurtig udrykning og et højt niveau af pragmatik.
RESULTATET
krise set-up på under 24 timer
DRC har ca. 8.500 ansatte i hele verden, og heraf benytter ca. 6.500 vidensarbejdere den nye samarbejds- og kommunikationsplatform. IT kan i dag få et krise set-up i luften på rekordtid.
”Vi er steder, hvor der er kriser, krig og militærkup. 24 timer efter vi mistede adgang til en af vores kontorbygninger ude i verden, var vi oppe og køre igen med fuld backup. Brugere, skabeloner, 700 GB data og over 215.000 dokumenter. Velkommen til DRC’s nye virkelighed!” siger Rikke Bygballe Møller, der er meget begejstret for, hvor hurtigt DRC IT i dag kan agere.
Ligeledes kan et lokalkontor gå fra den gamle løsning – fra en egenudviklet løsning eller fra ingenting – til DRC’s nuværende SharePoint-baserede løsning lynhurtigt. Selve IT-opsætningen er enkel og hurtig. Det er ibrugtagning og træning af brugere eller dårlige internetforbindelser, som er den største udfordring.
”Vi har lavet en skabelon til krisehåndtering via Teams, som kan sættes op på 30 minutter og med 30 minutters træning af en projektleder. Det giver krisestyringsteamet en enkel indgang til møder, chattråde og fælles dokumenter, fx en central log. Hvis nye medlemmer træder ind i teamet, har de adgang til alt, og det er let at skifte centrale personer ud, da dokumentationen og loggen er central.” fortæller Rikke Bygballe Møller.
”24 timer efter vi mistede adgang til en af vores kontorbygninger ude i verden, var vi oppe at køre igen med fuld backup.”
Rikke Bygballe Møller, SharePoint Architect, HQ IT.
”Pointwork har en høj faglighed og måske vigtigst af alt: Et tillidsbaseret, pragmatisk samarbejde! Det elsker vi.”
Rikke Bygballe Møller, SharePoint Architect, HQ IT.
Øget sikkerhed
I takt med at platformen er implementeret i større dele af organisationen, er sikkerheden omkring data øget. DRC kan nu invitere samarbejdspartnere ind i et sikkert miljø, hvor der er central organisatorisk kontrol over data, rettigheder og backup. Samtidig undgår DRC den risiko, eksterne platforme, som f.eks. Dropbox udgør.
Processen har i høj grad også været en øjenåbner for Rikke Bygballe Møller selv.
”Man siger, at kriser og krig er en god driver til adoption og nye måder at arbejde på. Her har DRC efterhånden mange eksempler på, hvordan mine kolleger har været utrolig hurtige til at benytte de værktøjer, de får. Det virker bare, og det giver mine kolleger mulighed for at udføre det arbejde, de skal, uden at bøvle med IT-understøttelsen.” fortæller Rikke Bygballe Møller.
Samarbejdet
et tillidsbaseret og pragmatisk samarbejde
Pointwork blev valgt på grund af sin helt unikke ekspertviden inden for SharePoint, og fordi Pointwork understøtter de krav, som DRC har til en leverandør, understreger Rikke Bygballe Møller.
”Pointwork bidrager med helt unikke kompetencer, viden og skills, som vi ikke selv har. De har en høj faglighed og måske vigtigst af alt: Et tillidsbaseret, pragmatisk samar¬bejde! Det elsker vi. Vi føler altid, at vi først og fremmest får professionel sparring og endda forslag til effektivisering og billigere løsninger frem for at blive malket. Det giver tillid.”
”… og så tilbyder Pointwork en fleksibilitet, der matcher vores til tider kaotiske og komplekse organisation.”
”Endelig er det værd at bemærke, at hele projektet er gennemført på et meget begrænset budget. Det samme gælder den fortsatte drift, da vi som NGO er forpligtet til en stram økonomisk styring i vores omgang med de midler, som er til rådighed.”
Har I fået værdi for pengene?
”Absolut! På mange forskellige fronter”.
Fordele ved samarbejdet med Pointwork
- Høj faglighed og unik ekspertviden inden for SharePoint
- Professionel sparring og rådgivning om effektivisering
- Tillidsbaseret og pragmatisk samarbejde
- Gensidig dialog om udvikling
- Stor fleksibilitet.
