Bring værdi til jeres nye intranet – fase 2
af Nathalie Maria Wendt Olsson, den 17-06-2021 09:00:00
Forstå jeres målgruppe og skab et validt datagrundlag for udviklingen af jeres nye intranet
En velfunderet analyse af målgruppen er delelement i opskriften på et succesfuldt intranet. Et nyt intranet bygges af en grund, og ofte er medarbejdernes effektivitet og adgang til informationer de primære årsager til at man tager beslutningen om en ny løsning. I processen, skal mange beslutninger tages – om funktionalitet, opbygning, informationsarkitektur, navigation, synlighed af forretningsområder, og meget mere. Alle disse ting, har mange i organisationen en holdning til, og det kan være svært som projektmedarbejder/leder at holde tungen lige munden og sikre at alle krav i organisationen – fra både medarbejdere og forretningsområder – bliver hørt. Men hvordan kan du også være sikker på, at de krav der kommer, stemmer overens med medarbejdernes reelle behov og adfærd og dermed bygge et intranet som opfylder jeres succeskriterier? Det kan du måske ikke, og derfor er en målgruppeanalyse et stærkt værktøj. Både når der skal tages beslutninger om funktionaliteter, opbygning, osv., ved netop at have valide data at bero sine beslutninger på, men også i interessenthåndteringen med alle dem, som har input og krav fra forretningen. Med analysen har du data på, hvordan medarbejdernes adfærd bliver understøttet bedst muligt med det nye intranet, hvordan de foretrækker at kommunikere, hvad de har af udfordringer og meget mere.
Vi anbefaler, at der udarbejdes en kvalitativ og kvantitativ undersøgelse blandt både medarbejdere og ledere i organisationen. Kvantitativ analyse i form af f.eks. survey i hele organisationen, og en kvalitativ undersøgelse i form af semistrukturerede interviews af både medarbejdere og ledere. Den kvalitative undersøgelse rummer muligheder for at opnå viden om forhold, der oftest er svære at kvantificere og måle med tal, som det sker i spørgeskemaundersøgelsen. Vi får derfor besvarelser, som giver indsigt i adfærd og kultur samt observationer deltageren har gjort sig i sit daglige arbejde. Besvarelserne giver dybere indsigt i medarbejdernes behov til nyt intranet, og kan også forklare mønstre vi eventuelt ser i spørgeskemaundersøgelsen, men som vi ikke kan få uddybet nærmere.
Det kan være en udfordring at tage for meget af medarbejdernes tid til disse undersøgelser, men for at få et repræsentativt billede af hele organisationen, skal antallet af interviews afspejle organisationens størrelse – og jo flere data des bedre.
I analysen, vil der komme krav og behov fra både medarbejdere, ledere og forretningsområder, som afspejler deres højeste prioriteter, og her ligger der en opgave for dem, som tager de endelige beslutninger om intranettets opbygning. De skal nemlig vurdere, hvordan man skaber balance mellem funktionaliteter, informationsarkitektur, nyhedsflow, synlighed af forretningsområder og strategiske tiltag og alle de andre elementer på det nye intranet.
Konsekvensen af, ikke at foretage en målgruppeanalyse som belyser adfærd, ønsker og udfordringer, er det samme som ikke at lave en markedsanalyse, når man skal udvikle et nyt produkt. Man risikerer at intranettet rammer skævt i forhold til hele organisationens behov, at det ikke kommer til at opfylde succeskriterierne og dermed bliver en rigtig dårlig investering.
