Har Microsoft Teams slået intranettet ihjel?
Har Microsoft Teams slået intranettet ihjel?
Ifølge Microsoft er Teams-applikationen virksomhedernes nye ”samarbejdshub”. og hvis man kigger på antallet af virksomheder, der bruger Teams, så kunne noget tyde på, at de har ret! Den 11. marts 2020, blev antallet af daglige brugere opgjort til 44 millioner! Antallet af daglige brugere sidste år, var opgjort til 20 millioner.
Når nu Teams angiveligt kan alt – den erstatter Skype, Lync og måske også SharePoint – erstatter den så også dit intranet nu? Mange er i tvivl om, hvordan man designer den optimale digitale arbejdsplads.
”Which Tool When” – Det ér muligt at slå søm i med en ringgaffelnøgle!
En af de største udfordringer, er den manglende forståelse for, hvilke værktøj der er det rigtige, til at løse de forskellige opgaver. Dette skaber stor frustration hos de enkelte medarbejdere.
Det er de færreste virksomheder, der kan tillade sig at spilde den enorme investering i teknologi, ved simpelthen ikke at tage stilling til den korrekte brug af det rigtige værktøj. Denne diskussion er i sig selv kompleks, da der ofte ligger delt ansvar hos ledelse, IT og de enkelte dele af virksomheden.
For at kunne vælge det rigtige værktøj er det vigtigt at forstå, hvad det er designet til.
Teams
Lad os starte med at definere, hvad Teams egentlig er designet til. Microsoft Teams er genial til hurtig og smertefri kommunikation i det daglige. Det fungerer godt til teamsamarbejde og understøtter en mere chatbaseret samarbejdsform. Desuden kan Teams klienten fungere som fælles adgang til hele virksomhedens digitale platform. Det giver en intuitiv tilgang til viden, der sikrer et effektivt samarbejde internt og eksternt. Teams har en flad navigation som er én-strenget. Typisk opdeles navigationen i forhold til grupper og afdelinger, ikke til temabaseret indhold som skal gå på tværs af grupperne. Mange har forsøgt at opbygge tværgående kanaler for temabaseret indhold i Teams, men det ender næsten altid kaotisk.
Det er også her, der kan opstå misforståelser. Teams tilbyder nemlig adgang til hele Office 365 og tilknyttede applikationer, herunder OneDrive, SharePoint, Yammer, OneNote, Planner, Projects, Dynamics og så videre og så videre… For at komplicere tingene endnu mere, så tilbyder Teams også adgang til eksterne programmer og services. Teams er mere end et program… det er også adgangen til andre programmer og services.
“Teams er mere end et program… det er også adgangen til andre programmer og services.”
Det betyder, at Teams fungerer som indgang til, ja netop, team samarbejde. Med nem adgang til viden, møder, chat, relevante programmer og services, grupperet logisk efter den måde man samarbejder på. Det er kommunikation og dynamisk samarbejde, der er nøgleordet i denne sammenhæng.
Intranettet
Hvorfor skal man så have et intranet?
Et intranet fungerer som rammen for virksomhedens digitale arbejdsplads. Her kan virksomheder skabe rammerne for sine medarbejderes personlige produktivitet samt effektivt samarbejde og kommunikere internt. Intranettets fokus er altså kommunikation på organisations niveau. Den tager udgangspunkt i en struktureret og blivende kommunikation.
Et intranet kan bl.a. bidrage til at:
- Gøre det let for medarbejdere at finde dokumenter, filer, værktøjer mm.
- Skabe overblik over virksomheden som organisation, afdelinger og aktiviteter
- Effektivisere virksomhedens kommunikation til medarbejdere
- Gøre det nemt for medarbejdere at holde sig opdateret om nyheder og aktiviteter
- Engagere medarbejdere fagligt og socialt
- Holde fokus på forretningens nøgletal
- Sikre optimal rettighedsstyring og sikkerhed
Når man kigger på ovenstående og sammenligner Teams og et Intranet, er det nemt at blive forvirret. De har begge adgang til mange af de samme teknologier og tilbyder at løse mange af de samme opgaver.
“Teams & Intranettet har begge adgang til de samme teknologier, og tilbyder at løse mange af de samme opgaver.”
Forskellen
Intranettet repræsenterer løsningen på de mere statiske og strukturerede informationsbehov. Det betyder ikke, at informationen ikke er dynamisk, tværtimod så er det virksomhedens behov og struktur, der er statisk. Intranettet giver medarbejderen, stabsfunktionen og ledelsen en samlet struktureret platform at arbejde ud fra.
Microsoft Teams har derimod til formål at støtte det teambaserede samarbejde med fokus på at strukturere samarbejdet – på en nem og tilgængelig måde. Teams giver mulighed for at relevante informationer, dokumenter og applikationer er tilgængelige der, hvor de er relevante i forbindelse med det aktive samarbejde.
Er intranettet dødt?
Hvis din virksomhed er en mindre virksomhed hvor kommunikations- og samarbejdesbehov minder om et team, så vil Teams formentlig kunne løse dine behov.
Men for virksomheder med flere afdelinger og lokationer, vil et intranet fortsat være uundværligt. Et intranet vil, for størstedelen af danske virksomheders vedkommende, stadig være en vigtig kommunikationskanal, der fortsat vil udfylde en konkret og praktisk rolle.
Vi ser flere og flere virksomheder, der kombinerer intranettet og de stærke produkter på Microsoft platformen til en effektiv digital arbejdsplads.
Konklusion
Intranettet er ikke dødt!
Men til gengæld har grænserne for, hvilke værktøj man benytter til virksomhedens kommunikations- og samarbejdes opgaver flyttet sig.
Hvis du kunne tænkte dig at høre mere om, hvordan man designer den optimale digitale arbejdsplads, er du velkommen til at kontakte os eller booke et online møde
