Bring værdi til jeres nye intranet – Fase 1
af Nathalie Maria Wendt Olsson, den 10-06-2021 09:04:14
Hvor højt et udbytte vil I have af jeres investering?
Beslutningen om et nyt intranet, udspringer ofte fra et behov om en mere tidssvarende platform, som bl.a. skal gøre nyhedsformidling nemmere og smartere, informationer skal være lettere tilgængelige for medarbejderne, og så skal platformen ”performe” bedre end i dag. Men vi ser også, at intranetprojekter søsættes, uden man har sat sig grundigt ind den nye løsning funktioner og muligheder, og dermed har den fornødne viden som danner basis for projektets formål og succeskriterier. For et intranet i dag kan rigtig meget – og har man defineret projektets formål og succeskriterier på baggrund af viden om jeres brugere og om den nye intranetløsnings muligheder – så er man godt på vej til at udvikle et intranet, som i høj grad kan effektivisere medarbejdernes arbejdsdag.
Men det er først og fremmest vigtigt at få kridtet banen op. At få defineret intranettets formålsbeskrivelse og succeskriterier, gør jer i stand til at skabe en rød tråd gennem projektet, og sikrer jer muligheden for at måle på intranettets succes efter implementering. Et eksempel på beskrivelse af formål og succeskriterier kan f.eks. være:
Formål
Hvorfor gennemføres projektet? Hvad ønsker vi at opnå med projektet?
Eksempel: At sikre en digital platform, som understøtter fællesskab, effektivt samarbejde på tværs af organisationen og effektiv onboarding af nye medarbejdere.
Definition af succeskriterier
Hvornår er formålet realiseret? En beskrivelse/konkretisering af den ønskede effekt/tilstand?
Eksempel: Intranettet er implementeret den 1. januar 2022, og 80 % af alle medarbejdere oplever, at informationssøgning, kommunikation og samarbejde på tværs af organisationen er nemmere og mere effektivt vha. det nye intranet.
Hvem er jeres holdspillere og modstandere?
Nu har I kridtet banen op og fået sat rammerne for projektet. Men hvem er det, der skal være med til at løfte opgaven, sådan at I rent faktisk kommer i mål og opfylder projektets succeskriterier?
Nogle vil argumentere for, at man sagtens kan vente med at identificere og inddrage projektets nøgleinteressenter ”as we go” – men ligesom i sport, er det vigtigt at vide hvem der er ens holdspillere, modstandere og ikke mindst undersøge, om der er nogle der ligner dine medspillere, men som desværre ikke er det. Det kan f.eks. være, at man regner med stor opbakning og ressourcer fra en bestemt person i organisationen, men finder ud af, at personen er mere optaget af et andet projekt og ikke føler han/hun har tid og overskud til også at være med på jeres projekt. Disse kalder vi de ”usynlige modstandere” – og det er oftest aldrig af ond mening de ikke kan være der for jer – og derfor kan de også være svære at finde, når man tegner og analyserer sit interessentlandskab.
Når I har tegnet og analyseret jeres interessentlandskab, anbefaler vi, at der lægges en plan for interessenthåndtering – både for de interessenter som er/kan være modstandere men også de, som I skal bruge som ressource i projektet.
Der er flere mulige konsekvenser ved ikke at tage stilling til ovenstående. Først og fremmest, har man ofte brugt en betydelig sum penge på indkøb af den nye intranetløsning, og dertil kommer alle de ressourcer der arbejder på projektet i måneder (afhængig af projektets omfang og organisationens størrelse). Så ligesom med dine private indkøb og investeringer, vil man gerne vide, præcis hvad der kommer ud af de penge man har brugt – og dette kan man ikke, hvis I ikke kan måle på effekten af det nye intranet. Dernæst er det også vigtigt at kunne se, hvor en implementering har fejlet for at kunne rette op.
Konsekvensen af ikke at have analyseret sit interessentlandskab og udpeget sine nøgleinteressenter/ressourcer er allerede nævnt – det handler i bund og grund om, hvor mange ”kedelige” overraskelser I vil have undervejs!
Når I har styr på formål, succeskriterier og interessentlandskab, er I klar til næste step i fasen – nemlig at foretage en analyse af målgruppen af det nye intranet.
