Bring værdi til jeres nye intranet – fase 3

af Nathalie Maria Wendt Olsson, den 24-06-2021 09:00:00

De forudgående analysearbejde danner basis for de beslutninger der skal tages om hele intranettets informationsarkitektur, som definerer hvordan al indhold skal struktureres og hvordan medarbejderne skal finde informationer, læse nyheder, hvor hurtigt medarbejdere kan ”onboardes” og i det hele taget styrke sammenhængskraften i jeres organisation. Beslutningen om informationsarkitektur er den ultimativt vigtigste beslutning i forhold til intranettet succes – vi håber, det har været tydeligt, hvorfor målgruppe- og interessentanalysen er så vigtig.

Når I skal definere jeres informationsarkitektur, anbefaler vi, at man følger disse otte trin, for at skabe synergi mellem medarbejderbehov, ledelsesbehov og behovet for synliggørelse af strategiske tiltag og forretningsområder – og så husk på, hvad rigtig mange mener, om deres intranet (ifølge globalt studie om intranet):

”Jeg får alt for meget information!”, ”Jeg kan ikke finde den information jeg har brug for”, ”Jeg er mere interesseret i, hvad der sker lokalt og ikke i hele virksomheden”, ””Hvad skal jeg bruge til hvad hvornår?”, ”Hvem ved, hvad jeg ved?” og til sidst ”Det er ikke pænt”.

Trin 1: Hvad er vigtigst for jeres medarbejdere? Få overblik over taksonomi på jeres nuværende indhold > hvilke sider og indhold besøges mest – og hænger det sammen med besvarelserne i den kvantitative og kvalitative undersøgelse?

Trin 2: Oprydning – gennemgang af alt indhold – hvad skal slettes, hvad skal flyttes, hvilket indhold skal have nye indholdsansvarlige?, osv.

Trin 3: Hvad er vigtigst for organisationen? Her er der en hårfin grænse mellem medarbejdernes og organisationens behov – hvordan sikrer I, at organisationens behov bliver spiselige for medarbejderne, hvis ikke de stemmer overens med deres behov og ønsker?

Trin 4: Få styr på sikkerheden med Governance (retention regler, GDPR), osv.

Trin 5: Analyse af nuværende intranet – hvad fungerer i dag? Og hvordan kan I tage det med videre til det nye?

Trin 6: Hvordan skal intranettet spille sammen med jeres andre Microsoft 365 værktøjer? Skal Yammer være en del af jeres intranet? Skal man kunne tilgå andre værktøjer via f.eks. Quick Links på forsiden? Skal man kunne tilgå intranettet fra f.eks. Teams? Undervurdér ikke, hvor meget betydning disse overvejelser kan have for den samlede effektivitet i jeres organisation!

Trin 7: Klar til opbygning – tegn og lav mockups af forside, megamenu, afdelingssider, osv.

Trin 8: Sammensæt testgruppe og test, få feedback, test, få feedback, test, få feedback

Vi ser alt for ofte, at nye intranet løsninger enten er bygget ud fra det eksisterende intranet – dét vi kalder en 1:1 konvertering – eller at intranettet er bygget ud fra meninger og holdninger blandt projektgruppe og forretningsrepræsentanter. Husk på den røde tråd, som vi definerede i første fase > det er medarbejderne som skal have en mere effektiv arbejdsdag! Og med alle de nye muligheder der er i en tidssvarende løsning, er man nødt til at tænke bokse med andre former end man er vant til…

.