Et nyt intranet bliver lanceret med en mail fra direktionen og lidt begejstring i kantinen. Seks måneder senere bruger folk det til at finde frokostmenuen og ikke meget andet. Problemet er sjældent platformen, men at ingen besluttede, hvad der skulle ske efter lanceringen.
Et intranet er ikke et byggeprojekt
Vi ser ofte, at et intranet bliver behandlet som et projekt: det har en kickoff, en deadline, en lancering og en afrunding. Og så er man færdig.
Men et projekt slutter, og det gør et intranet ikke. Den dag I går i luften, er dag 1 af driften og ikke målstregen. Indholdet forældes, organisationen ændrer sig, nye afdelinger kommer til, og de sider, der var relevante ved lanceringen, er irrelevante et år senere. Hvis ingen har ansvaret for at holde det ved lige, forfalder det med samme hastighed som ethvert andet system, ingen ejer.
Det betyder ikke, at I skal ansætte en fuldtids intranet-redaktør. Det betyder, at I inden lanceringen skal have besvaret, hvem der ejer det, hvor ofte indholdet bliver gennemgået, og hvad der sker, når en afdeling vil have en ny sektion. De beslutninger er kedelige, men de afgør, om intranettet lever eller ender som en kirkegård af gamle nyheder.
Adoption skal tænkes ind fra dag 1, ikke tilføjes bagefter
Den klassiske fejl er at bygge hele platformen færdig og så, tre uger før go-live, spørge "hvordan får vi folk til at bruge den?". På det tidspunkt er det for sent. Adoption er ikke en kommunikationskampagne, man lægger ovenpå et færdigt produkt, men noget, der skal være indbygget i, hvordan intranettet er skruet sammen.
Folk bruger et intranet, hvis det løser et problem, de faktisk har: at finde den rigtige politik, at vide hvem man skal spørge, at komme hurtigt til det værktøj, de bruger hver dag. Hvis I bygger ud fra "hvad vil ledelsen gerne kommunikere" i stedet for "hvad har medarbejderen brug for klokken ni om mandagen", så taber I dem. Tag udgangspunkt i brugerens opgaver frem for i afsenderens budskaber.
Skabeloner skal formidle brugsscenarier, ikke teknik
I vores eget arbejde ser vi, at en god sideskabelon ikke formidler en teknisk struktur, men et brugsscenarie.
Når en afdeling skal oprette et nyt område, hjælper det dem ikke at få en tom SharePoint-side og en vejledning i webparts. Det, de har brug for, er en skabelon, der allerede ved, hvad et afdelingsområde skal kunne: hvor kontaktpersonerne står, hvor de vigtige dokumenter ligger, hvordan nyheder vises. Skabelonen skal formidle hele pakken, så brugerne forholder sig til deres situation og ikke til de underliggende M365-services. Gør skabelonen teknisk, og I får teknisk rod; en scenarie-drevet skabelon giver i stedet sider, der ligner hinanden nok til, at folk kan finde rundt.
Governance holder væksten i ave
Et intranet uden governance skrider. Det starter pænt og ender som 400 sites, hvor halvdelen ikke har haft en ejer i to år, tre sider hedder næsten det samme, og ingen tør slette noget, fordi ingen ved, hvad der stadig bruges.
Governance lyder tungt, men i praksis er det nogle få beslutninger truffet bevidst: Hvem må oprette et nyt område? Hvad kræver det at få et? Hvad sker der med det, når det ikke er brugt i et år? Hvem attesterer, at indholdet stadig er korrekt? Træffer I ikke de beslutninger bevidst, bliver de truffet alligevel, bare ved at I lader stå til, og det falder sjældent heldigt ud.
Mål hvad der faktisk bliver brugt, og justér
Man kan se, hvilke sider der bliver læst, hvilke søgninger der ikke giver resultater, og hvilke områder ingen har besøgt siden lanceringen. De tal er ikke pynt til ledelsen, men en arbejdsliste. En søgning uden resultat er en bruger, I har tabt, og en sektion, ingen besøger, er enten overflødig eller forkert placeret.
Et intranet, der skaber værdi, bliver justeret løbende på baggrund af, hvad folk faktisk gør, ikke hvad man gættede på ved lanceringen. Det kræver ikke meget, kun at nogen kigger på tallene og handler på dem.
Så hvad skal der til
Et intranet skaber ikke værdi, fordi det er bygget, men fordi det bliver drevet: ejet, målt og justeret, med adoption og governance tænkt ind fra starten i stedet for klistret på bagefter. Platformen er den nemme del. Det svære kommer efter lanceringen, og det afgør, om pengene var givet godt ud.
Vil I bygge et intranet, der bliver brugt? Vi hjælper danske organisationer med at bygge og drive intranet på standard SharePoint - med governance og adoption tænkt ind fra dag 1. Læs om vores arbejde med den digitale arbejdsplads.