Den billigste migrering på papiret er at flytte alt, som det står, og skifte platform under det. Det er også den dyreste i længden, for så betaler I for at opbevare, sikre og søge i ti års rod i en ny og dyrere ramme. En migrering er den sjældne lejlighed til at rydde op, mens I alligevel har fat i det hele.
"Flyt alt som det er" flytter også problemet
Fristelsen er forståelig. En ren flytning ser hurtig og forudsigelig ud: man kopierer sine fileshares eller det gamle SharePoint over i Microsoft 365 og er færdig til deadline. Men det, man flytter, er sjældent kun data. Man flytter også mappestrukturer, ingen forstår, dokumenter i femten versioner, adgange, der blev sat op af en, der er holdt op for år tilbage, og indhold, der skulle have været slettet for længe siden. Alt det lander i den nye platform, hvor det skal sikres, backes op og indekseres, og hvor Copilot senere kommer til at søge i det.
Oprydning hører til før flytningen, ikke efter
Den gode nyhed er, at en migrering tvinger jer til at kigge på alt indholdet alligevel. Det er det rigtige tidspunkt at beslutte, hvad der skal med. Meget kan arkiveres eller slettes uden at nogen savner det: afsluttede projekter, dubletter, forældede politikker, filer ingen har åbnet i årevis. Vi ser ofte, at en stor del af et fileshare aldrig behøver at flytte med over, og hvert dokument, der ikke flyttes, er et dokument, I ikke skal styre, sikre eller betale for bagefter.
Informationsarkitektur er beslutningen, der betaler sig
Oprydning afgør, hvad der flytter med. Hvor det så lander, er et spørgsmål om informationsarkitektur, og det er mindst lige så vigtigt. Et fileshare er typisk organiseret efter, hvem der oprettede mappen, ikke efter, hvordan folk leder efter indhold i dag. At kopiere den struktur direkte ind i SharePoint giver et nyt system, der er lige så svært at finde rundt i som det gamle.
En migrering er lejligheden til at designe strukturen, så den passer til, hvordan organisationen faktisk arbejder: hvilke sites og biblioteker der skal være, hvordan indhold mærkes med metadata, hvordan adgange hænger sammen med arbejdet frem for med en gammel mappestruktur. Det arbejde laver man bedst, mens man alligevel har fat i alt indholdet, ikke bagefter, når brugerne er flyttet ind og har vænnet sig til det nye rod. Vi behandler det som en del af informationsarkitekturen, fordi det er den beslutning, der afgør, om folk kan finde noget bagefter.
Hvordan en ordentlig migrering ser ud
En migrering, der ikke tager rodet med, følger nogenlunde samme forløb hver gang. Man starter med at kortlægge, hvad der faktisk ligger i kilden, og hvem der bruger det. Så beslutter man, hvad der skal med, arkiveres eller slettes. Derefter designer man målarkitekturen og mapper det gamle over i den nye struktur i stedet for at kopiere den gamle struktur med. Selve flytningen kommer til sidst, ofte i etaper, så en afdeling ad gangen kan komme over og lære det nye at kende. Det tager længere tid end en ren kopiering, men I ender med noget, der er bedre organiseret end det, I kom fra. Det er sådan, vi griber migrationer an.
Flytningen i sig selv er sjældent det svære ved en migrering. Sværere er det at bruge lejligheden til at rydde op og designe strukturen, mens I har chancen, frem for at udskyde det til en oprydning, der aldrig bliver til noget.
Står I foran en migrering til Microsoft 365? Book et sparringsmøde - 30 min, hvor vi ser på jeres udgangspunkt, og hvad der bør ryddes op og designes, før I flytter. Book et sparringsmøde.